1. Definiciones
- Datos personales: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Titular: la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Responsable del tratamiento: LEGALSUITE S.A.S., quien decide sobre la finalidad y el uso de los datos personales.
- Encargado del tratamiento: tercero que trata datos personales por cuenta del Responsable, conforme a sus instrucciones.
- Plataforma: el software de gestión legal de LegalSuite Latam, incluyendo su aplicación web y los servicios asociados.
- Expediente: el conjunto de información, documentos y actuaciones que el Usuario administra dentro de la Plataforma para el seguimiento de sus asuntos legales.
- Incidente de seguridad: evento que compromete la confidencialidad, integridad o disponibilidad de la información.
2. Información general
LEGALSUITE S.A.S. (en adelante, LegalSuite Latam) es una sociedad comercial constituida bajo las leyes de la República de Colombia, identificada con NIT 901.845.808-9, con domicilio principal en Carrera 7 # 71-21 Torre B Oficina 907, Bogotá D.C.
Esta política aplica a todas las personas que usan la Plataforma LegalSuite Latam, ya sea como Usuario de un cliente corporativo o como colaborador de nuestro equipo con acceso a la información.
3. Información que recopilamos
- Datos de identificación y contacto: nombre, correo electrónico, organización y rol dentro de la Plataforma.
- Información de tus expedientes: los datos y documentos que cargas en el sistema para la gestión de tus expedientes y trámites legales, como actuaciones, fechas y archivos asociados.
- Datos de uso básicos: inicios de sesión, actividad general en la Plataforma y, cuando aplica, el dispositivo desde el que te conectas. Esta información nos permite darte soporte y detectar comportamientos inusuales.
4. Finalidad del tratamiento
Usamos tu información únicamente para fines legítimos relacionados con el servicio: prestar y mejorar la Plataforma, darte soporte técnico, gestionar notificaciones y alertas, cumplir obligaciones legales, contractuales y regulatorias, y comunicarte novedades sobre el producto cuando lo hayas autorizado. No vendemos tu información ni la usamos con fines distintos a los aquí descritos.
5. Medidas de seguridad de la información
- Acceso controlado por rol: cada usuario ve únicamente la información que le corresponde según su rol y su organización. Esta validación se hace en nuestros servidores, no solo en la pantalla, así que no depende de lo que el navegador muestre u oculte.
- Autenticación segura: el inicio de sesión lo gestiona AWS Cognito, el servicio de identidad de Amazon Web Services; no almacenamos contraseñas en nuestras propias bases de datos. Además, ofrecemos verificación en dos pasos (MFA) para quien quiera activarla como capa adicional de protección.
- Comunicación cifrada: toda la información viaja entre tu navegador y nuestros servidores por una conexión segura (HTTPS), de modo que no queda expuesta en el trayecto.
- Revisión antes de cada cambio: cada actualización de la Plataforma pasa por pruebas automatizadas y revisión de nuestro equipo de QA antes de salir a producción, para reducir el riesgo de errores o vulnerabilidades.
- Gestión de incidentes: contamos con un proceso interno para detectar, contener, investigar y responder ante cualquier Incidente de seguridad, con notificación a los afectados y a las autoridades competentes cuando la normativa lo exige.
- Confidencialidad del equipo: todo colaborador de LegalSuite Latam firma acuerdos de confidencialidad y accede a los datos de los clientes solo cuando su función lo requiere, bajo el principio de mínimo privilegio.
Seguimos mejorando estos controles de forma continua, en línea con la Ley 1581 de 2012 y con buenas prácticas internacionales de seguridad de la información.
6. Terceros y encargados del tratamiento
No compartimos tus datos con terceros para fines comerciales ajenos a LegalSuite Latam. Sí trabajamos con proveedores tecnológicos reconocidos que actúan como Encargados del tratamiento para operar la Plataforma, cada uno bajo sus propias políticas de seguridad y privacidad:
- Amazon Web Services (AWS): aloja la Plataforma y los documentos, y gestiona la autenticación e identidad de los usuarios a través de AWS Cognito.
- Google y Microsoft: si eliges iniciar sesión con tu cuenta de Google o Microsoft, accedemos únicamente a los datos básicos de tu perfil que estas plataformas comparten con nuestra aplicación para identificarte: tu correo electrónico, tu nombre y tu foto de perfil. Este es el conjunto mínimo de datos necesario para habilitar el inicio de sesión, y corresponde exactamente a la información que Google y Microsoft revisan y autorizan en el proceso de verificación que toda aplicación en producción debe superar para usar sus servicios de inicio de sesión.
- Amazon SES: servicio de Amazon Web Services que usamos para el envío de correos transaccionales, como invitaciones a la Plataforma y notificaciones del servicio.
- Stripe: proveedor especializado en pagos en línea que usamos para procesar transacciones y gestionar la facturación de las suscripciones. Stripe recibe únicamente los datos necesarios para completar el cobro y no tiene acceso a la información de tus expedientes.
En todos los casos, solo compartimos la información necesaria para que el servicio funcione correctamente.
7. Tiempo de conservación de los datos
Conservamos tu información mientras tu cuenta esté activa y mientras existan obligaciones legales, contractuales o de defensa jurídica que lo requieran. Cuando ya no sea necesaria para estos fines, la eliminamos o la anonimizamos, siguiendo los procedimientos vigentes en cada momento.
8. Derechos del titular de los datos
Como Titular de tus datos personales, tienes derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar tu información.
- Solicitar prueba de la autorización que otorgaste.
- Ser informado sobre el uso que le damos a tus datos.
- Revocar tu autorización y, cuando proceda, solicitar la supresión de tus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normativa de protección de datos.
Puedes ejercer estos derechos de forma gratuita escribiendo a contacto@legalsuitelatam.com.
9. Procedimiento de atención y reporte de incidentes
Si notas un comportamiento sospechoso, un posible Incidente de seguridad o tienes dudas sobre el manejo de tus datos, escríbenos a contacto@legalsuitelatam.com. Atendemos estos reportes como prioridad y dentro de los tiempos establecidos en la normativa aplicable.
10. Legislación aplicable
Esta política se rige por la Constitución Política de Colombia (artículo 15), la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas colombianas aplicables en materia de protección de datos personales y seguridad de la información. Cualquier controversia relacionada con esta política se resolverá ante los jueces de la República de Colombia.
11. Vigencia y actualizaciones
Podemos actualizar esta política cuando sea necesario, por ejemplo ante cambios en nuestros servicios, en la normativa aplicable o en los controles de seguridad. Siempre encontrarás la versión vigente en este espacio, con la fecha de la última actualización.